Licencas de Office numa PME: assinatura ou licenca perpetua?

Quem gere um pequeno escritório em Portugal conhece o dilema: a assinatura mensal de software parece barata no primeiro mês, mas ao fim de três ou quatro anos já se pagou várias vezes o mesmo programa. Fiz as contas para a empresa onde trabalho (seis postos, contabilidade e atendimento) e deixo aqui o raciocínio, porque pode servir a mais alguém.

1. Perceber o que cada posto realmente usa

Antes de comparar preços, fizemos um levantamento simples durante duas semanas:

• Contabilidade: Excel todos os dias, com tabelas dinâmicas e macros antigas.
• Atendimento: Word e Outlook, quase nunca PowerPoint.
• Direção: PowerPoint para apresentações a clientes, Excel para orçamentos.

Ninguém usava armazenamento na nuvem da Microsoft nem o Teams pago — já tínhamos outras soluções. Ou seja, estávamos a pagar por serviços que ninguém abria.

2. Assinatura vs. licença perpétua

Uma assinatura faz sentido quando a equipa muda muito, quando se precisa de colaboração em tempo real dentro do ecossistema Microsoft, ou quando a empresa prefere despesa operacional. Uma licença perpétua faz sentido quando:

1. os postos são estáveis (o mesmo PC durante vários anos);
2. o uso é sobretudo local (documentos, folhas de cálculo, correio);
3. se quer previsibilidade: paga-se uma vez e o custo fica arrumado.

No nosso caso, os seis postos cumpriam os três critérios.

3. Que versão escolher

Para trabalho de escritório a sério, a edição Professional Plus é a que inclui Access e Publisher, além do Word, Excel, PowerPoint e Outlook. Para a contabilidade isso pesou, por causa de uma base de dados Access antiga que ainda alimenta relatórios. Uma referência útil para ver o que a edição 2024 traz e como funciona a ativação num PC Windows é esta página sobre o Office 2024 Professional Plus com licença vitalícia.

4. Cuidados antes de comprar uma licença

• Uma licença = um PC. Confirmar se a chave é para uma instalação e não partilhar entre postos.
• Fatura em nome da empresa, com NIF, para efeitos contabilísticos.
• Versão do Windows: o Office 2024 exige Windows 10 ou 11; máquinas mais antigas ficam de fora.
• Guardar a chave num gestor de palavras-passe da empresa, associada ao número de série do PC.

5. Resultado

Passámos de uma despesa recorrente para um custo único por posto, sem perder nenhuma funcionalidade que a equipa usasse de facto. O mais importante não foi o preço, foi o levantamento inicial: sem ele teríamos continuado a pagar por serviços que ninguém abria.

Se gerem uma PME, recomendo começar sempre por aí: duas semanas a observar o que cada pessoa usa, e só depois decidir.